Para las empresas que desarrollan su actividad mediante la realización de proyectos, como los despachos profesionales o las consultorías, resulta muy complejo obtener información sobre la rentabilidad de cada uno de ellos.

A los gastos directos hay que añadir el coste del personal, a través del registro de los tiempos empleados y su valoración económica.

La gestión de las notas de gasto suele representar un consumo de recursos que no aporta valor añadido a la empresa, por lo que disponer de un sistema global que lo gestione puede resultar muy positivo, aportando agilidad y eficiencia al proceso.

Además, debe existir un proceso de validación que asegure la corrección de los datos aportados.

Tras la ejecución de un proyecto, no suele existir una valoración de su rentabilidad, siendo la cuenta de resultados lo que define si la actividad de la empresa resulta rentable o no en su conjunto. Sin embargo, mediante este procedimiento no es posible conocer si un proyecto tiene una rentabilidad nula o baja, ya que otros proyectos de mayor rendimiento pueden cubrirlo, imposibilitando la toma en consideración de medidas preventivas o correctivas.